当前档案管理工作，普遍缺乏自动识别手段，不利于盘点工作展开；档案馆普遍对于实体档案库有无、位置等情况缺乏准确把握；无从对于档案是否在馆等准确了解，缺乏安全管理机制；档案编目流程繁琐低效、整理耗时长；档案查阅耗时长，查阅准确率难以达到要求；档案存放次序较易被打乱，一旦放错，查找困难；从档案资料日常的存储、查询、借阅、归还、防盗等具体业务出发，对档案流通的各个环节进行数据采集的同时，通过在系统中构建数字档案柜，对档案馆内资料实现全面可视化查询管理，并对档案材料非授权带出、非法查阅、存放超期、档案室环境异常等状况提供语音声光提示报警、图像抓拍等各种手段，另外此系统可与档案管理系统、智能密集架系统、温湿度控制系统、监控系统、安防报警系统、消防系统等子系统无缝对接，实现档案业务办理及管理的数字化、自动化、智能化和高效化。系统可以记录档案的入库和出库信息，包括档案的名称、编号、入库时间、出库时间等。通过RFID技术，可以实现对档案的自动识别和记录，提高了档案的管理效率和准确性。

　　基于RFID技术的档案管理系统将改变查找困难及盘点效率低下等急需改变的问题，通过采用RFID自动识别技术和计算机软件技术相结合，每份档案粘上RFID电子标签，通过RFID读写器、身份识别器、员工卡读写器、多功能手持终端、移动盘点设备与档案信息管理系统完美结合，实现档案流通过程的全天候24小时全程跟踪、定位、自动盘点、智能分析等功能，最大限度优化档案管理流程，降低接收、盘点和查找劳动强度，节省人力物力的同时，提高档案保管利用效率，强化档案管理安全。RFID物联网技术在档案管理中的运用很好的解决了这些问题。通过建立统一的标准，采用先进的RFID自动识别技术和计算机软件技术，把RFID电子标签粘贴在档案袋上，在RFID芯片中存储该档案的基本信息和领用归还记录，利用RFID读写设备，与后台数据库管理系统相配合，可以实现档案的借阅、归还、查找、盘点工作过程的信息化管理。RFID智能档案管理系统方案，包括档案录入、档案查询、档案借还、档案盘存、档案上下架、安全监测、档案报表等功能。实现档案实时盘点、定位、查询、快捷上下架等，让每份档案可电子化，系统化管理，实现档案全生命周期流程管理。可广泛应用于公共档案馆、各级政府部门档案室、企事业单位档案室等。