随着企业文化的的发展，会议是企业日常工作的重要组成部分，现代化办公室是组织的公共资源，会议室及其附属的设备构成召开会议的基础环境。如何有效地利用现有的办公网络和工作电脑，将会议预约和会议管理实现信息化，减少会议成本，有效的进行会议预约，是智能化企业管理需要解决的问题。在企业中，会议管理分为粗放型管理、人工型管理、智能型管理以下三个情形，粗放型管理:这类管理方式对会议室和参与人员的使用不做严格的限制，可以随意在某个会议室召开会议，会议的召集和会议资源(投影设备、网络设备、茶水服务、清洁服务)。

　　会议室预定系统是为了解决企业、政府单位等客户的会议室的管理问题，当会议室数量较多的时候，常常出现会议室管理混乱的现象出现，会议室的使用情况无法预知。用户通过会议预定系统可以查询了解会议室的使用情况，并能够预约处于空闲状态的会议室，会议室预约成功后，可以以邮件方式通知参会人员。参会人员到场后可人脸识别签到，签到情况教据返回后台进行统计。管理员可对企业的工作部门进行增加、删除和修改操作, 可对企业员工进行增加、删除、修改操作。可以直接创建企业员工的系统账户。系统可以查询及导出企业内所有员工的联系信息。管理员可提前进行企业成员组管理，可根据职务类型、部门、人员多种方式进行人员添加，分类进行人员管理，便于会议预约时，直接选择成员组人员添加参会人员。

　　员工创建会议时，无需管理员的介入，全程由用户进行操作，统一数字化管理，并配有简易的操作说明，管理成本降至为零用户操作部分，功能上除了传统的预定和取消会议室之外，还需要能够由选定与会人员并能够及时通知，而与会人员则可以选择是否接受参与会议。同时操作界面需要有简单明了的日历以及时间轴能够方便用户进行选择。用户进行会议预约时，选择会议时间，查看会议室可预约时段信息，右击可预约时段，选择会议类型进行预约，若无其他会议时间冲突，会议自动预约完成。会议管理员可通过会议看板模块，实时查看当前所有会议室预约状态及使用情况，便于管理员对会议的监控管理及快速进行会议安排，同时直观展示进行中会议的名称、会议状态、参会人员签到信息，并可对进行中会议进行人员签到情况的报表展示。每个与会人员信息都会在系统内汇总。